Wie wird eine Digitale Personalakte revisionssicher?
Digitale Personalakten und die digitale Aufbewahrung von Daten und Dokumenten gelten als revisionssicher, wenn sie die folgenden rechtlichen Vorschriften zur Rechts- und Revisionssicherheit sowie zum Datenschutz erfüllen:
- Abgabenordnung (§ 146, 147 AO)
- Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG)
- Handelsgesetzbuch (§ 239, 257 HGB)
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)
- Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Gesetzliche Anforderungen an eine revisionssichere Digitale Personalakte im Überblick:
- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Frühe Archivierung:
- Unveränderbarkeit und Unverfälschbarkeit
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Reproduzierbarkeit
- Unberechtigtes Löschen verhindern
- Nachvollziehbarkeit
- Überprüfbarkeit
- Einhaltung der Grundsätze
Mehr im Artikel zur Revisionssicherheit: 10 Anforderungen an revisionssichere Archivierung
Offizielle, allgemeine Zertifizierungen, die Ihnen die Revisionssicherheit Ihrer elektronischen Akten bestätigen, gibt es nicht. Sie können sich aber individuell von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer Revisionssicherheit testieren lassen. Zu einer umfassenden Revisionssicherheit gehören neben der Software, die Hardware, die Zertifizierung von Soft- und Hardware und die Verfahrensdokumentation.
Was ist eine Verfahrensdokumentation und wer braucht sie?
Eine Verfahrensdokumentation nach den GoBD ist eine Art Handbuch, indem vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sein soll, wie analoge und digitale Belege in einem Unternehmen empfangen, verarbeitet, ausgegeben und archiviert werden. Anhand der Dokumentation kann der Betriebsprüfer schnell einen Überblick über die organisatorischen und technischen Abläufe der Datenverarbeitung erhalten.
Jedes Unternehmen, das Buchführungs-, Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten hat und diesen ganz oder teilweise digital nachkommt, ist zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Dies dürfte in Deutschland auf fast jedes Unternehmen zutreffen.
Eine Verfahrensdokumentation können Sie in Eigenregie oder mit Unterstützung eines Wirtschaftsprüfers oder Beraters erstellen. Im Netz gibt es eine Menge anpassbarer Muster und Vorlagen. Hier zwei Beispiele, die Ihnen bei der Erstellung helfen können:
- Deutscher Steuerberaterverband (DStV) und Bundessteuerberaterkammer (BStBK) – Vorlage Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen (Stand: November 2019) mit FAQ-Katalog zu häufig gestellten Fragen
- Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. – Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage (Stand: Oktober 2015) als PDF-Datei und als Word-Datei
Mustervorlagen sollten Sie nicht unhinterfragt übernehmen, sondern auf Ihre Situation anpassen. Die Abläufe in Unternehmen sind sehr unterschiedlich. Abhängig von der Komplexität, der Beleganzahl und den IT-Lösungen können sich Gestalt und Ansprüche an eine Verfahrensdokumentation sehr unterscheiden.
Digitale Personalakte und Datenschutz
In Personalakten sind zahlreiche sensible personenbezogene Daten abgelegt. Egal ob digital auf dem Firmenserver, in der Cloud oder auf Papier, die persönlichen Daten der Mitarbeiter müssen gegen unberechtigten Zugriff und andere missbräuchliche Verwendung geschützt sein. Sie benötigen eine Software, die den datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht, etwa indem sie Daten verschlüsselt und sicher übermittelt, Zugriffsrechte und Nutzerrollen definiert, Bearbeitungsprozesse zuverlässig und transparent protokolliert. Bei einer Cloud-Infrastruktur sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der seine Systeme in zertifizierten und deutschen Rechenzentren betreibt.
Auch die bearbeitenden Mitarbeiter sollten beim Erfassen und Verwalten der Daten unbedingt die datenschutzrechtlichen Pflichten nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) kennen und berücksichtigen.
Ist eine Digitale Personalakte rechtskonform?
Die Studie der tutum GmbH in Zusammenarbeit mit der Universität Bamberg zeigte, dass je mehr die Digitale Personalakte genutzt wurde, desto besser fiel die Einschätzung der befragten Unternehmen zur Qualität und Einhaltung rechtlicher Vorschriften aus. So gaben 76 % an, dass durch die Digitale Personalakte die Zugriffsregeln verbessert werden, 76 %, dass der Datenverlust reduziert wird, 70 %, dass sich die Datensicherheit erhöht und 63 %, dass Fehler vermieden werden.3 Digitale Dokumente können im Gegensatz zu Papier verschlüsselt und mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden. Durch spezielle Zugriffsrechte und Rollen ist kein unbefugtes Einsehen vertraulicher Informationen mehr möglich.
Was darf in eine Digitale Personalakte?
In analogen und digitalen Personalakten dürfen Arbeitgeber entsprechend § 26 BDSG nur Daten sammeln, die für die Aufnahme, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses notwendig sind. Inhaltlich gehört in die Digitale Personalakte, was auch schon in der Papierakte war.
Das darf in die Digitale Personalakte:
- Arbeitsverträge
- Arbeitszeugnisse
- Abmahnungen
- Bewerbungsunterlagen
- Beförderungen
- Bescheinigungen
- Beurteilungen
- Fotos von Mitarbeitern
- Fortbildungsnachweise
- Lohnabrechnungen
- jeglicher Schriftverkehr wie E-Mails etc.
- Sonderzahlungen
- Personalbogen
Das darf nicht in die Digitale Personalakte:
- Informationen über den Gesundheitszustand
- Dokumente des Betriebsarztes über Mitarbeiter
- Daten, die Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters gefährden (z. B. Social-Media-Profile, private Vorlieben)
- Psychologische und grafologische Gutachten
Die Regeln zur Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses finden Sie im Bundesdatenschutzgesetz (§ 26 BDSG).
Was muss im Original aufbewahrt und was kann vernichtet werden?
Welche Dokumente aufbewahrt werden sollten und welche vernichtet werden können, kann sehr individuell sein und hängt vom einzelnen Unternehmen ab. Grundsätzlich sollten Sie alle Dokumente in Dokumente mit Urkundencharakter und Dokumente ohne Urkundencharakter einteilen. Urkundencharakter haben beispielsweise offizielle Verträge, Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge und Kündigungen. Auch die Einwilligung des Arbeitnehmers in die Datenverarbeitung gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie ein vereinbartes nachvertragliches Wettbewerbsverbot sollten Sie analog aufbewahren. Im Zweifel hilft juristische Beratung. Urlaubsanträge, Fortbildungsbescheinigungen und Bewerbungen dagegen können Sie vernichten.
Wir haben für Sie eine umfangreiche Tabelle im xls-Format erstellt, mit der Sie Ihren individuellen Return-on-Investment berechnen können.
Entscheiden Sie sich für eine Cloud- oder On-Premises-Variante und passen Sie die Tabelle an Ihre Situation und Bedürfnisse an, indem Sie Ihre eigenen Parameter ergänzen: Mitarbeiterzahl, einmalige und laufende Kosten, geschätzte eingesparte Zeit, subjektiver Wert der qualitativen Verbesserungen usw. Die Tabelle ist bereits mit realistischen Werten vorausgefüllt, sodass Sie Ihnen Orientierung für einzelne Posten geben kann. Zudem enthält sie Tipps und Erklärungen zum Ausfüllen.
Kosten für Scannen der Altakten: verschiedene Möglichkeiten
Die Digitalisierung der existierenden Akten durch einen externen Dienstleister ist meist kostengünstiger als das Scannen in Eigenregie. Je detaillierter die Papierakten in das neue System überführt werden sollen, desto höher fallen die anfänglichen Kosten dafür aus, da der Aufwand deutlich höher ist.
Die kostengünstigste, da am wenigsten Aufwand verursachende Variante: das Scannen und Ablegen der Altakte als Ganzes. Die Daten und Dokumente werden nicht differenziert und nicht getrennt erfasst. Erst die nach der Einführung der elektronischen Personalakte eintreffenden Belege werden anhand der geplanten Dokumentenstruktur digitalisiert. Der Nachteil dieser Variante: Sie haben mehr Aufwand, wenn Dokumente aus der Bestandsakte gebraucht werden. Zudem muss der Mitarbeiter auf der Suche nach Belegen wissen, ob der Beleg vor oder nach der Umstellung auf die Digitale Personalakte erstellt wurde.
Mehr Komfort dagegen bietet das Scannen einzelner Dokumente und die entsprechende Zuordnung innerhalb der Digitalen Personalakte nach der Art der Daten und Dokumente. Jeder Beleg ist dann einzeln hinterlegt und kann einzeln identifiziert, sortiert und bearbeitet werden. Dieser Vorgang benötigt allerdings deutlich mehr Planung und Bearbeitungszeit und verursacht mehr Kosten.
Kosten vs. Nutzen: Wie hoch ist das Einsparpotential der Digitalen Personalakte?
Fixkosten senken durch schlanke Personalverwaltung
Die Digitale Personalakte hilft, laufende Kosten zu senken:
- Die fixen Verwaltungskosten reduzieren sich.
- Digitalisierte Prozesse können automatisiert werden.
- Kosten für Ordner, Regale, Kopierer, Drucker, Papier, Versandkosten und Mieten sinken deutlich.
Arbeitszeit sparen: Personalkosten reduzieren
Im Alltag führen Mitarbeiter der Personalverwaltung viele repetitive Aufgaben noch manuell durch, etwa das Erfassen von Urlaubsbelegen und Fehl- und Arbeitszeiten oder das Ablegen von Dokumenten in der Papierakte. Hier steckt das größte Einsparpotential der Digitalen Personalakte. Denn die wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter kann mithilfe der Digitalen Personalakte gezielter eingesetzt werden, da zahlreiche Tätigkeiten deutlich einfacher und schneller von der Hand gehen:
- Unterlagen suchen, sortieren, lochen, abheften, ablegen und archivieren
- neue Akten anlegen und alte Akten aussortieren und vernichten
Papierbelege müssen gedruckt, gelocht und sortiert werden. Die Akte muss gesucht, aus dem Regal gezogen, der Beleg abgeheftet und die Akte wieder abgelegt werden. In unserer Untersuchung in Kooperation mit der Universität Bamberg gaben die befragten Unternehmen an, dass sich die Ablagezeit pro Vorgang im Mittel um 2 Minuten reduzierte. 24 % sparten sogar 6 bis 20 Minuten und mehr.
Das händische Durchforsten einer Akte auf der Suche nach einem bestimmten Dokument kann je nach Situation 15, 30 oder gar 45 Minuten dauern. Die digitale Suche dagegen ist aufgrund der Stichwort- und Volltextsuche und der schnellen Durchsicht häufig in wenigen Sekunden erfolgreich. 70 % der von uns befragten Studienteilnehmer gaben an, dass sich die Suchzeit pro Vorgang um bis zu 5 Minuten reduziert hat, bei 15 % der Firmen sank sie gar um 6 bis 15 Minuten.4
Weitere Verbesserungen: Schwierig zu messen, doch wertvoll
Nicht zu unterschätzen sind die weniger einfach zu messenden Verbesserungen wie Mitarbeiterzufriedenheit, Bearbeitungsqualität, Sicherheit, Transparenz und Effizienz.
In Zeiten des Fachkräftemangels spielt die Mitarbeiterzufriedenheit eine immer wichtigere Rolle: Mit der Digitalen Personalakte haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für wirklich wichtige Dinge und werden von unterfordernden Routineaufgaben entlastet. Zudem können sie von überall auf die Akten zugreifen und ortsunabhängig arbeiten. Ein klares Plus für viele Mitarbeiter.
Häufig langfristig lukrativ
Die Kosten und der Zeitaufwand zur Einführung der Digitalen Personalakte sind anfangs eher hoch und sollten nicht unterschätzt werden. Ist der Betrieb aber erst mal erfolgreich gestartet, rechnet sich die Digitale Personalakte in den meisten Unternehmen bereits nach ein paar Monaten bis wenigen Jahren und führt langfristig zu erheblichen Kostensenkungen.
Wie viel Zeit spart eine Digitale Personalakte?
Den größten Nutzen der Digitalen Personalakte sehen die Anwenderunternehmen der Digitalen Personalakte in der Zeitersparnis. Wie hoch diese konkret ausfällt, ist vom Unternehmen und vom Grad der Digitalisierung und Automatisierung abhängig. In einer gemeinsamen Studie der Universität Bamberg und der tutum GmbH wurden Unternehmen zu ihrer Zeitersparnis befragt: 27,5 % sparten bis zu einer Stunde, weitere 27,5 % bis zu 3 Stunden, 12,5 % bis zu 5 Stunden, 10 % bis zu 10 Stunden, 2,5 % bis zu 20 und weitere 2,5 % 25 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter.5
Lohnt sich eine Digitale Personalakte für Ihr Unternehmen?
Vielleicht. Um herauszufinden, ob die Umstellung sich für Ihr Unternehmen lohnt, müssen Sie die einmaligen Anfangsinvestitionen und laufende Kosten im Kontrast zu Ihren Einsparungen an Zeit und Geld und qualitativen Verbesserungen beurteilen. Eine Tabelle im xls-Format, um Ihren individuellen Return-on-Investment zu berechnen finden Sie hier.
Dirke Ziechmann
Autorin
Mit dem Digitalisierungsnavigator in die digitale Zukunft der Zeitarbeit
Digitalisierung in der Zeitarbeit: zvoove Industry Pulse 2024 im Praxis-Check
