Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen
Alles, was Sie dazu wissen müssen.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Wer macht was? Wie wird etwas durchgeführt? Mit welcher Hard- und Software wird gearbeitet?
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt Schritt für Schritt, auf welchem Weg ein Beleg in ein Unternehmen gelangt, wie dieser verarbeitet und digitalisiert wird und final zu einer Buchung führt, gewissermaßen vom Eingang bis zur Entsorgung. Dadurch werden nicht nur entsprechende Vorgaben und Normen eingehalten. Vielmehr ergeben sich für Ihr Unternehmen verschiedenste Vorteile durch das Vorhandensein einer vollständigen Transparenz. Ihre Buchhaltung muss jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar sein.
Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?
Jedes Unternehmen – unabhängig ob Einzelunternehmer, Mittelständler oder Großkonzern.
Reguliert wird die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Man kann hier von einer Pflicht sprechen, da im Fall einer fehlenden Verfahrensdokumentation ein gesetzlicher Verstoß vorliegt. Kann ein Unternehmen keine Verfahrensdokumentation nachweisen oder ist etwas unvollständig, kann das buchhalterische, juristische und steuerlich negative Auswirkungen zur Folge haben, insbesondere wenn eine Betriebsprüfung vorliegt.
Es gibt etliche Mustervorlagen von Verfahrensdokumentationen, die man mit den sodann gewonnenen Informationen zügig befüllen kann. Damit hat man zunächst einmal den Grundstein gelegt.
Wie erstellt man eine Verfahrensdokumentation?
Sie wird meist von Unternehmen selbstständig erstellt.
Prozesse, Aufbau und IT-Struktur sind bekannt, daher stellt das die wirtschaftlich effizienteste Lösung dar. Wer die Qualität der Dokumentation durch ein weiteres Augenpaar verbessern möchte, sollte externe Expertise z.B. durch einen Wirtschaftsprüfer oder Berater hinzuziehen. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausführkontrolle (BAFA) fördert diese Beratungsleistung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation sogar mit bis zu 1.500 Euro.
Ein weiterer Vorteil ist zudem, dass der Wirtschaftsprüfer bei der Durchführung einer Prüfung eine Bescheinigung über die revisionssichere Belegablage ausstellen kann. Daraus resultierend können bestimmte Unterlagen in Papierform vernichtet werden und müssen keine 10 Jahre mehr aufbewahrt werden. Es genügt dann das digitalisierte Abbild.
Wann darf ich Belege vernichten?
Voraussetzung ist die genaue Beschreibung, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Jedes Dokument muss vom Unternehmen vorab klassifiziert werden. Stellenweise ist das sehr individuell, da auch einige Belege wie z.B. gewisse Zollpapiere im Original aufbewahrungspflichtig sind. Lieferscheine, Rechnungen etc. können nach dem Digitalisieren vernichtet werden. Wichtig ist, dass die Vernichtung der originalen Papierbelege ohne negative Folgen für die Ordnungsmäßigkeit und insbesondere die Beweiskraft der Buchführung bzw. Aufzeichnungen bleibt. Eben das wird durch die oben beschriebene Verfahrensdokumentation und die darin beschriebenen Prozesse sichergestellt. Als Maßstab werden dabei ausschließlich handels- und/oder steuerrechtliche Ordnungsmäßigkeitsnormen herangezogen.
Was muss in der Verfahrensdokumentation enthalten sein?
Allgemeine Beschreibung
Anwenderdokumentation
Technische Systemdokumentation
Die eingesetzten IT-Systeme, Protokollierung von Zugriffsberechtigungen.
Betriebsdokumentation
Diese Checkliste hilft Ihnen:
Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD ist ein lebendiges Dokument, welches sich im Laufe der Zeit und mit der Anpassung von Prozessen verändert. Wichtig ist, dass die Verfahrensdokumentation den aktuellen Stand des Verfahrens abbildet. Hierzu sollte in regelmäßigen Abständen ein Abgleich zwischen dem tatsächlich gelebten Prozess und der schriftlichen Verfahrensdokumentation durchgeführt werden. In der Regel genügt es, wenn das einmal jährlich durchgeführt wird.
Muster-Verfahrensdokumentation
Die Bundessteuerberaterkammer hat gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt.
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